Privacyverklaring

Deze verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.

Onze contactgegevens

• Naam kantoor: Rientjes Notariaat
• Adres: Stationsstraat 66
• Postcode / Plaats: 8601 GG Sneek
• Contactpersoon: mr. K.M. Rientjes
• E-mailadres: info@rientjesnotariaat.nl

Onze dienstverlening

Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:

• het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
• om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of
• voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.

Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.

Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht.

Regels persoonsgegevens bij notariële akten/adviezen/overige diensten

Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens

1. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
2. De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
3. Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
4. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), Handelsregister en Kadaster.
5. De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen, De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.
6. Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

Adviezen en overige diensten

Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt:

• De verwerking van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden:
• Het uitvoeren van uw opdracht: zoals het opmaken van een onderhandse akte, het verlenen van advies, het uitvoeren van mediation.
• Het informeren van derden met uw toestemming.
• Het op grond van een wettelijke verplichting c.q. uw opdracht doorzenden van persoonsgegevens aan verplichte registers, o.a. Kadaster, Kamer van Koophandel, registers van de KNB (o.a. CDR/CTR/CLTR), en de belastingdienst.
• Legalisatie van stukken: in uw opdracht waardoor gegevens gecontroleerd dienen te worden (BRP-VIS).
• Informatie voor acquisitie en of nieuwsbrieven: dit geschiedt niet zonder verdere toestemming van u als cliënt.
• Het voeren van een gedegen financiële administratie: zoals bewaking derdengeldenrekening, debiteuren en crediteuren beheer.
• Op onze website hebben wij een contact formulier. Wij vragen in dit formulier uw naam, emailadres en telefoonnummer. Wij verwerken alleen uw gegevens om contact met u op te nemen naar aanleiding van uw bericht. Ook bij het aanvragen door u van een offerte verwerken wij uw gegevens en bewaren deze gegevens maximaal gedurende 1 jaar.
• Andere websites kunnen verwijzen naar onze gegevens. Zo ook kan onze website verwijzen naar mogelijke links naar andere websites. Wij dragen geen verantwoordelijkheid ten aanzien van mogelijke gegevensverwerking door deze andere partijen.
• De verwerking van persoonsgegevens geschiedt op basis van een gerechtvaardigd belang, in verband met onder meer bewijsvoering van de verrichte werkzaamheden en de wijze waarop deze verricht zijn.

Bron van verwerkte persoonsgegevens

Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de aan ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan met name afkomstig zijn van/uit:

• Openbare registers, waaronder het Kadaster
• Makelaar of andere (financieel)adviseur in verband met een (koop)overeenkomst waarin u één van de partijen bent
• Schenker
• Erflater/erflaatster
• Bestuurders/aandeelhouders/certificaathouders/pandhouders/vruchtgebruikers
• Toezichthouders/commissarissen, gevolmachtigde
• Testament door testateur/testatrice (met opgave gegevens erfgenamen/legatarissen/executeur/bewindvoerder/voogd)
• Algemene volmacht door volmachtgever (met opgave gegevens gevolmachtigde(n) en toezichthouder)

Doorgeven van uw persoonsgegevens

Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren. Verder worden uw gegevens alleen doorgegeven als u daartoe toestemming hebt verleend.
Ons kantoor verstrekt persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:

• Kadaster
• Kamer van Koophandel
• Belastingdienst
• KNB (Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie) o.a. CDR, CTR, CLTR.
• AFM (indien nodig)
• FIU (indien nodig)

Verder worden uw persoonsgegevens gedeeld met externe leveranciers zoals ICT-dienstverleners, Hosting- en Cloudopslag leveranciers, dan wel andere leveranciers in verband met onze digitale verwerking van uw opdracht c.q. wettelijke werkzaamheden. Wij dragen er zorg voor dat uw persoonsgegevens zo goed mogelijk beveiligd worden in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen.

Bewaren van uw persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten.
Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.

Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens

Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken.
Dit doet u door een schriftelijke aanvraag via de contactgegevens uit deze privacy statement. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

Recht van inzage van de betrokkene

U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.

Recht op rectificatie

Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.

Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)

Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen. Dit geldt ook voor het cliëntenkaartsysteem waarin deze gegevens staan verwerkt, aangezien via deze kaart naar de notariële akten wordt verwezen.

Recht op beperking van de verwerking

Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wilt beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wilt dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is gebleken) kunt u hiervoor een verzoek indienen.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wilt overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.

Recht van bezwaar

Als wij uw gegevens gebruiken voor direct marketing kunt u bezwaar maken tegen deze verwerking.

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming

Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan een verzoek kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor

Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan vernemen wij dit graag via info@rientjesnotariaat.nl, of telefoonnummer 0515-435600 of schriftelijk (zie adresgegevens bovenaan deze pagina). U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl. Alvorens u tot de Autoriteit Persoonsgegevens te richten verzoeken wij u eerst uw klacht aan ons kenbaar te maken zodat wij samen kunnen nagaan hoe op de beste wijze aan uw klacht tegemoet kan worden gekomen, binnen de wettelijke regels.